Cách hạch toán hàng thiếu – thừa chờ xử lý

Hàng hóa thừa – thiếu chờ xử lý phải hạch toán như thế nào? Đó là câu hỏi của nhiều bạn kế toán trẻ. Kế toán 247 xin hướng dẫn cách hạch toán hàng thiếu – thừa chờ xử lý khi mua hàng theo từng trường hợp cụ thể như: Do bên bán xuất thiếu, vận chuyển bị mất, nhân viên làm mất…Hoặc khi kiểm kê kho thì phát hiện Thừa – Thiếu.

1. Cách hạch toán hàng Thiếu chờ xử lý:
– Có 2 trường hợp như sau:
a) Nếu là hàng hóa thiếu so với hóa đơn (Tức là lúc DN nhập hàng về bị thiếu so với hóa đơn)
Nợ TK: 152, 153, 155, 156: Số hàng thực tế nhập kho
Nợ TK – 1381: Số hàng hóa bị thiếu (Theo cả TT 133 và 200)
Nợ TK – 1331: Số thuế GTGT được khấu trừ (theo hóa đơn)
Có TK – 111, 112, 331…

b) Nếu là thiếu khi kiểm kê lại kho:
Nợ TK: 1381: Số hàng bị thiếu
Có TK 152, 153, 155, 156…

– Sau khi đã tìm ra nguyên nhân, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để hạch toán như sau:
+) Nếu lỗi do bên bán xuất thiếu, hoặc bên vận chuyển làm mất, hoặc nhân viên công ty làm mất trong quá trình vận chuyển và họ trả số hàng thiếu đó:
Nợ TK – 156: Số hàng thiếu.
Có TK – 1381: Số hàng thiếu
+) Trường hợp xử lý hàng kiểm kê kho:

– Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 1388 – Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.

– Trường hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định được ngay nguyên nhân và người chịu trách nhiệm thì căn cứ nguyên nhân hoặc người chịu trách nhiệm bồi thường, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388 – Phải thu khác) (số phải bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (Nếu theo TT 200)
Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung (Nếu theo TT 200)
Có các TK 152, 153, 155, 156
Có các TK 111, 112.

Chú ý: Số hàng thiếu này Nếu các bạn cho vào chi phí thì chi phí này sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN cuối năm.

Lưu ý: Đối với trường hợp bồi thường mà phần giá trị cao hơn hoặc thấp hơn giá trị hàng thiếu:
– Nếu giá trị bồi thường cao hơn:
Nợ TK – 111, 112, 152, 153, 156…: (Gồm cả thuế)
Có TK – 711: Phần giá trị cao hơn.

– Nếu giá trị bồi thường thấp hơn:
Nợ TK – 632, 811: Phần giá trị không được bồi thường
Có TK – 1381: Số hàng thiếu không được bồi thường

2. Cách hạch toán hàng Thừa chờ xử lý:
– Khi phát hiện thừa hàng hóa, kế toán phải lập biên bản và tìm nguyên nhân. Các bạn hạch toán như sau:

– Nếu chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý:
Nợ TK: 152, 153, 156, 211 : Số hàng thừa
Có TK – 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết.

– Sau khi đã tìm ra nguyên nhân, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để hạch toán như sau:
a. Nếu trả lại người bán:
Nợ TK – 3381: Số hàng thừa
Có TK – 152, 153, 156: Số hàng thừa

b. Nếu không tìm được nguyên nhân:
Nợ TK – 3381: Số hàng thừa
Có TK – 711: Số hàng thừa (Hoặc Có TK: 3388)